Article
Photocopieurs reconditionnés : pourquoi une filière mature reste marginale dans les achats
Le réemploi des photocopieurs ne plafonne pas faute d’offre ni de faisabilité technique. Le blocage se joue surtout dans les contrats de location-maintenance, la gestion des données, les garanties et la traduction des obligations AGEC dans les marchés.
Le photocopieur est un cas paradoxal du réemploi professionnel. La filière existe, les machines circulent, les ateliers savent les remettre en état, et l’obligation publique s’est renforcée. Pourtant, dans les achats, le reconditionné reste marginal face au neuf.
Le blocage tient moins à la technique qu’à l’architecture des marchés : un copieur est rarement acheté comme un bien isolé. Il est loué avec un service, un coût à la page, une maintenance, des données embarquées et des garanties à comparer.
Une obligation renforcée, mais encore difficile à comptabiliser
Depuis le 1er juillet 2024, le décret n° 2024-134 fixe les taux d’achat issus de l’économie circulaire imposés à l’État, aux collectivités et à leurs groupements par l’article 58 de la loi AGEC. Pour la reprographie et l’impression — photocopieurs, copieurs multifonctions, scanneurs, imprimantes — le taux 2024 est de 20 % issu du réemploi ou de la réutilisation et 20 % intégrant des matières recyclées. Il passera à 25 % et 25 % en 2027.
Deux évolutions comptent : les marchés mixtes entrent désormais dans le calcul, et le réemploi est compté séparément du recyclé. Mais l’obligation s’apprécie en pourcentage de la dépense annuelle hors taxes de la catégorie. Or les photocopieurs sont souvent inclus dans des contrats globaux mêlant loyer, maintenance, consommables et prestations associées.
Le premier verrou : le copieur est loué avec un service, pas acheté comme un bien
L’essentiel du parc professionnel est financé en location sur trois à cinq ans, avec maintenance facturée à la page. La décision de remettre une machine en circulation dépend donc souvent du loueur ou du distributeur, plus que de l’utilisateur final.
Dans un marché public, l’acheteur achète surtout un service d’impression. Si le cahier des charges ne prévoit pas explicitement des machines reconditionnées, ou une variante autorisée, le titulaire livre du neuf par défaut : c’est l’option la plus simple à défendre sur l’âge, la garantie et la maintenance.
Le décret de 2024 rend les marchés mixtes comptabilisables, mais encore faut-il isoler la part « bien » dans un loyer global. Sans ventilation claire, une machine reconditionnée peut rester invisible dans le reporting AGEC.
Ce constat nuance l’idée d’un manque d’offre. Rien qu'en France REUSE ADVISOR compte actuellement 115 sociétés qui vendent des photocopieurs reconditionnés ou proposent une prestation de reconditionnement. Le sujet n’est donc pas l’absence de fournisseurs, mais la capacité des contrats à orienter cette offre vers le besoin de l’acheteur.
Données, disques durs et RGPD : le frein sécuritaire qui pousse vers la destruction
Un copieur multifonction est un équipement réseau doté d’un disque dur ou d’une mémoire, capable de conserver des documents copiés, numérisés ou imprimés : bulletins de paie, dossiers d’usagers, pièces de marchés, documents confidentiels.
L’ANSSI rappelle que les fonctions d’effacement intégrées ne garantissent pas toujours un effacement sécurisé. Les supports doivent donc être traités comme ceux d’un ordinateur avant décommissionnement. Elle note aussi que ces composants restent généralement la propriété du loueur, ce qui complique le contrôle par l’organisation utilisatrice.
Sans certificat d’effacement ou de destruction exigé contractuellement, le risque agit dans les deux sens : la DSI hésite à laisser partir une machine vers le réemploi, et l’acheteur s’interroge sur l’historique d’un copieur reconditionné.
Fiabilité économique : garanties hétérogènes, pièces disponibles et coût à la page
La fiabilité du reconditionné se lit d’abord dans les garanties, qui varient fortement : les offres consultées vont de six mois à cinq ans selon les revendeurs. Cette dispersion rend deux machines difficiles à comparer, même lorsqu’elles sont de même marque.
Le critère décisif reste la disponibilité des pièces. Les professionnels recommandent de privilégier des modèles encore en production chez le constructeur, afin de limiter le risque d’immobilisation ou de hausse du coût de maintenance.
Le guide des achats numériques responsables de l’État signale qu’au-delà d’un certain âge, les coûts de maintenance augmentent et pèsent sur le coût à la page. Le reconditionné n’est donc pas automatiquement moins cher : l’arbitrage doit porter sur le coût global, la durée restante d’usage, le compteur de pages, les pièces d’usure remplacées, la disponibilité des pièces et le niveau de garantie.
Un marché disponible, mais peu lisible pour les acheteurs
Le marché souffre aussi d’un brouillage sémantique. « Occasion », « reconditionné », « remis à neuf », « refurbished » circulent sans référentiel commun connu des acheteurs. Le guide de l’État recommande d’ailleurs de demander aux constructeurs, lors du sourcing, quelle différence ils font entre occasion et reconditionné.
Faute de spécifications précises, un acheteur peut recevoir une simple remise en service plutôt qu’un reconditionnement complet avec remplacement des pièces d’usure et tests en atelier. Le risque peut alors favoriser le moins-disant, au détriment de la qualité réelle.
Cette opacité a un coût administratif : il faut écrire le niveau attendu de reconditionnement, préciser les justificatifs, cadrer la maintenance et prévoir la traçabilité des supports mémoire. Beaucoup d’organisations repoussent cet effort lorsque la reprographie n’est pas une catégorie prioritaire.
Ce qui peut débloquer : déplacer l’effort dans les pièces du marché
Les freins identifiés se traitent d’abord dans les pièces du marché. Le CCTP des marchés de location et de services d’impression doit indiquer si des machines reconditionnées sont attendues, autorisées ou exigées.
Un acheteur peut prévoir une part minimale de machines reconditionnées, autoriser une variante, demander une ventilation entre bien et service pour la déclaration AGEC, et imposer un certificat d’effacement ou de destruction des supports en sortie comme en entrée de parc.
Avec le passage à 25 % en 2027, l’écart entre obligation et pratique pourrait devenir plus apparent pour la reprographie. La question ne sera pas seulement de trouver des copieurs reconditionnés, mais de construire des contrats capables de les intégrer, les sécuriser, les maintenir et les comptabiliser.
